Die Aufgabe

In der niedersächsichen Landesverwaltung entstehen jährlich Dokumente, die eine Menge von grob geschätzt etwa 130 Mio. Seiten Papier ergeben.

Diese Papierdokumente werden nach Abschluss der Bearbeitung in (Alt-)Registraturen gelagert und nach Ablauf gesetzlicher oder aus Vorschriften abgeleiteter Aufbewahrungsfristen (meistens 5-30 Jahre) den niedersächsischen Staatsarchiven für eine Archivierung "auf Dauer" angeboten. Etwa 3-5 % dieser Unterlagen, die von bleibendem Wert für die Rechtssicherung und die historische Forschung sind, werden nach einer entsprechenden Aufarbeitung auch archiviert, der Rest wird vernichtet.

Der angestrebte Wandel von papierorientierten zu weitgehend elektronisch unterstützten Prozessabläufen über Dokumentenmanagement- bzw. Vorgangsbearbeitungssysteme oder Fachanwendungen wird auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung und Justiz tiefgreifende Veränderungen mit sich bringen. Zu diesen Veränderungen wird auch die Erzeugung von Millionen elektronischer Dokumente gehören.

Als Ersatz für herkömmliche Unterschriften wird ein Teil dieser Dokumente mit digitalen Signaturen versehen sein. Digitale Signaturen gewährleisten die Authentizität und Integrität der Dokumente und stellen somit eine Schlüsseltechnik dar, aber auch die Vollständigkeit der Akten muss gesichert sein.

Die genannten Veränderungen bedingen ein konsequentes Umdenken und eine Abkehr von den klassischen Methoden der Archivierung hin zu einer digitalen Langzeitaufbewahrung mit darauf optimierten technischen Prozessen und Verwaltungsabläufen.

Dabei treten u.a. folgende, insbesondere für eine Langzeitaufbewahrung relevante Probleme auf:

Digitale Dokumente sind nicht selbstverständlich lesbar, vielmehr gibt es eine Vielzahl von unter-schiedlichen Datenformaten, für deren Visualisierung jeweils spezielle Hard- und Software notwendig ist. Die meisten Formate unterliegen einem stetigen technischen Wandel bzw. haben nur eine begrenzte Lebensdauer und werden i.d.R. nach wenigen Jahren durch "moderne" Formate abgelöst.

Die IuK-Technologie ist in so schneller Entwicklung begriffen, dass die Hard- und Software binnen weniger Jahre veraltet, d.h. die Komponenten und/oder die gespeicherten Dateien bzw. Formate sind mit neueren Systemen jeweils schon bald nicht mehr kompatibel.

Die für digitale Signaturen verwendeten Hash- und Public-Key-Algorithmen können unsicher werden, d.h. im Extremfall könnten die signierten Dateien unbemerkt manipuliert werden.

Die zentralen Herausforderungen

Die Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfristen beweiswerterhaltend gespeichert werden. Dazu ist es notwendig, die Signaturen entsprechend dem Signaturgesetz bzw. der Signaturverordnung zu erneuern.

Innerhalb und auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen für das digitale Schriftgut muss dieses jederzeit les- und interpretierbar sein. Das setzt voraus, dass die Dokumente durch Transformation den aktuellen technischen Standards angepasst werden.

Die Dokumente bzw. Akten müssen stets verfügbar bzw. auffindbar sein. Es muss außerdem Möglichkeiten geben, den Zugriff auf die Informationen auf bestimmte Benutzergruppen bzw. Personen zu beschränken.

Das Lösungsmodell

Im Rahmen des Projektes "Langzeitarchivierung" der niedersächsischen Archivverwaltung und des Informatikzentrums Niedersachsen (izn) werden für alle eGovernment-Projekte des Landes von Anfang an einheitlich die Weichen für die langfristig sichere Erhaltung von digitalen Unterlagen gestellt. Dazu gehört neben der Definition von Standards für die Schriftguterzeugung auch die Erstellung eines Gesamtkonzepts bzw. Architekturmodells für eine einheitliche IuK-Infrastruktur, die den gesamten Lebenszyklus digitaler Dokumente in der Verwaltung des Landes Niedersachsen von deren Entstehung entweder bis zur Archivierung "auf Dauer" oder bis zur Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Ein wesentlicher Bestandteil des Konzepts sind Ergebnisse des bundesweiten Forschungsprojektes "ArchiSig – beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung digital erzeugter und signierter Dokumente". Die Niedersächsische Staatskanzlei ist, unterstützt durch das Informatikzentrum Niedersachsen (izn), Konsortialpartner des Projekts.

Die Architektur

Die Grundarchitektur wird aus 4 Ebenen aufgebaut:

Ebene 1: Dokument-Eingang/-Erzeugung

Dokumente gehen in der Verwaltung bzw. Justiz über die analoge oder virtuelle Poststelle (eMail) von außen ein oder werden durch eigene Mitarbeiter erzeugt.

Hier erfolgt der Aufbau einer Eingangs- und Ausgangsinfrastruktur für elektronisch signierte Dokumente und für Papierdokumente, die in eine sichere elektronische Form bzw. umgekehrt transformiert werden müssen.

Ebene 2: Elektronischer Kurzzeitspeicher

(Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystem)

Es folgt die Bearbeitung und (Kurzzeit-)Speicherung in Dokumentenmanagement-/Vorgangsbearbeitungssystemen oder Fachanwendungen, bei der die Dokumente Vorgängen und/oder Akten hinzugefügt werden. Die Heterogenität einer Landesverwaltung mit ihren vielen verschiedenen Einzelbehörden und der dadurch bedingten ebenso heterogenen IuK-Landschaft hat unvermeidlich zur Folge, dass es eine Vielzahl von parallel betriebenen Systemen zur digitalen Bearbeitung und Verwaltung der Dokumente sowie deren Kurzzeit-Speicherung gibt bzw. geben wird.

Ebene 3: Elektronischer Langzeitspeicher

Mit Abschluss eines Vorgangs bzw. einer Akte werden die dazugehörigen Dokumente mit ihren Metadaten in den Langzeitspeicher abgegeben. Hier werden die Dokumente unter Einbindung der ArchiSig-Funktionalität durch rationelle und kostengünstige Signaturerneuerungsverfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen beweiswerterhaltend gespeichert. Das System muss darüber hinaus in einer späteren Phase in der Lage sein, gezielt Dokumente bestimmter Formate zu migrieren bzw. beweiswerterhaltende Transformationen durchzuführen. Der Langzeitspeicher soll möglichst für alle Institutionen des Landes Niedersachsen als zentrale Querschnittinfrastruktur betrieben und verwaltet werden.

Ebene 4: Elektronischer Archivspeicher

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die Akten dem Staatsarchiv angeboten. Die digitalen Signaturen werden bei der Übernahme in den Archivspeicher nach einer letzten Prüfung auf ihre Integrität entfernt und die Signaturinformationen selbst als Klartext bei den Metadaten des jeweiligen Dokuments archiviert. Die technischen Anforderungen an den Archivspeicher entsprechen weitestgehend den Anforderungen an den Langzeitspeicher (s. "Ebene 3").